POLÍTICA INSTITUCIONAL DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. Identificación del Responsable y del Encargado del Tratamiento
El presente documento define las políticas aplicables al tratamiento de datos personales recolectados a través de la plataforma web, aplicación móvil progresiva (PWA) y servicios informáticos de Prontera SST (en adelante, la "Plataforma" o "Prontera"), operada en la República de Colombia.
Nombre Comercial: Prontera SST
Titular / Operador (Persona Natural): Juan Emmanuel Gaviria López
Documento de Identidad: Cédula de Ciudadanía No. 1.039.697.633
Domicilio: Colombia
Correo Electrónico de Contacto Legal y PQR: emmanuel.gaviria.25@gmail.com
Línea de Atención / WhatsApp: +57 313 602 9181
Portal Web Oficial: https://prontera-sst.com
Doble Rol: Para efectos de la Ley 1581 de 2012, Prontera actúa como Encargado del Tratamiento respecto de la información de los empleados y contratistas registrada por las empresas clientes (quienes ostentan la calidad de Responsables del Tratamiento), y como Responsable del Tratamiento respecto de los datos de contacto y facturación de sus usuarios administradores directos.
2. Marco Normativo y Principios Rectores
Esta política se rige de conformidad con el marco constitucional y legal de la República de Colombia, especialmente por:
- Constitución Política de Colombia (Artículo 15): Derecho fundamental al buen nombre, intimidad y Habeas Data.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012: Disposiciones generales para la protección de datos personales.
- Decreto Reglamentario 1377 de 2013: Reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012 (Art. 25 relativo a contratos de transmisión de datos).
- Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y custodia documental de 20 años.
- Resolución 0312 de 2019: Estándares Mínimos del SG-SST.
- Resolución 2346 de 2007 (MinSalud): Confidencialidad y custodia estricta de historias clínicas ocupacionales y evaluaciones médicas.
- Ley 527 de 1999 y Decreto 2364 de 2012: Validez probatoria de mensajes de datos, firmas electrónicas y digitales.
El tratamiento de datos se guiará estrictamente por los principios de Legalidad, Finalidad, Libertad, Veracidad, Transparencia, Acceso y Circulación Restringida, Seguridad y Confidencialidad.
3. Categorías de Datos Recolectados y Tratados
En virtud de la operación del software para la administración del SG-SST, Prontera SST almacena y procesa las siguientes categorías de datos:
A. Datos Generales e Identificación
- Nombres y apellidos completos.
- Tipo y número de documento de identidad (C.C., C.E., Pasaporte).
- Correo electrónico corporativo o personal y número telefónico de contacto.
- Cargo, área operativa, empresa vinculada y sede de asignación.
- Nivel de riesgo de la actividad laboral asignada (I a V).
B. Datos Biométricos y de Firma (Sensibles)
- Descriptores Faciales: Vectores matemáticos numéricos (128 dimensiones) generados por algoritmos locales de reconocimiento para control de asistencia y verificación de identidad.
- Fotografías de Validación: Capturas faciales maestras y registros fotográficos de inspecciones en terreno.
- Firmas Manuscritas Digitalizadas: Trazos vectoriales en formato Base64 capturados en pantalla táctil con sellos de tiempo y hashes.
C. Datos de Salud Ocupacional (Altamente Sensibles)
- Conceptos de aptitud laboral (Apto, Apto con restricciones, No Apto).
- Recomendaciones ergonómicas y médicas laborales emitidas por médicos especialistas en SST.
- Seguimiento a exámenes médicos de ingreso, periódicos y de egreso (Módulo
HealthReport). - Registros de entrega y uso de Elementos de Protección Personal (EPP).
D. Datos Técnicos, de Auditoría y Geolocalización
- Coordenadas geográficas (GPS: latitud, longitud) capturadas al momento de ejecutar inspecciones y entregas en campo.
- Direcciones IP, identificadores de sesión JWT y registros de actividad.
- Hashes criptográficos de integridad (
security_hashSHA-256) y sellos de tiempo de servidor (server_timestamp). - Archivos en almacenamiento local del navegador (IndexedDB) para operación desconectada (Offline First).
4. Tratamiento Especial de Datos Sensibles y Biometría
El Titular no está obligado a autorizar el suministro de datos sensibles (incluyendo datos relativos a la salud y biometría facial), salvo en los casos en que resulte indispensable para el cumplimiento estricto de las obligaciones legales en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, prevención de riesgos laborales y control de ingreso a áreas de alto riesgo (Art. 6 Literal a de la Ley 1581 de 2012).
Respecto a los datos biométricos, Prontera SST implementa tecnología que convierte los rasgos faciales en vectores numéricos anonimizados, los cuales no permiten la reconstrucción del rostro humano fuera del contexto del sistema de autenticación. Los reportes de salud ocupacional se almacenan con acceso restringido únicamente para personal médico y coordinadores SST autorizados por la Empresa Cliente, bajo estricto secreto médico profesional (Resolución 2346 de 2007).
5. Finalidades Explícitas del Tratamiento
Los datos personales recopilados a través de Prontera SST serán tratados para las siguientes finalidades legítimas:
- Gestión y Ejecución del SG-SST: Cumplir con los estándares mínimos obligatorios de seguridad y salud en el trabajo previstos en el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019.
- Acreditación Probatoria y Auditorías: Generar actas digitales de inspecciones, entrega de dotación/EPP y asistencia a capacitaciones con validez legal ante el Ministerio de Trabajo, ARL y entes judiciales.
- Control Biométrico de Asistencia: Verificar de forma inequívoca la participación de los trabajadores en actividades preventivas y entrenamientos obligatorios.
- Generación de Reportes e Informes Técnicos: Exportar informes consolidados en formato PDF con trazabilidad de autoría, sellos temporales y firmas electrónicas.
- Sincronización Fuera de Línea (PWA / Offline): Permitir la captura de información en zonas remotas sin conectividad mediante almacenamiento temporal en el dispositivo y sincronización segura posterior al recuperar conexión.
- Seguridad y Control de Accesos: Gestionar permisos basados en roles (RBAC: Administrador, Auxiliar, Operador) para asegurar que ningún usuario acceda a datos que no le correspondan.
6. Derechos de los Titulares de la Información (Derechos ARCO)
De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos tienen derecho a:
Conocer de forma gratuita si sus datos están siendo tratados y acceder a la información específica almacenada.
Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Exigir prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de su información.
Solicitar la supresión de datos o revocar la autorización cuando no medie un deber legal o contractual de permanencia (como la custodia obligatoria del SG-SST de 20 años).
7. Procedimiento para Consultas, Peticiones y Reclamos (PQR)
Los titulares pueden ejercer sus derechos enviando una comunicación escrita al Oficial de Privacidad y Tratamiento de Datos:
Oficial de Tratamiento de Datos: Juan Emmanuel Gaviria López (C.C. 1.039.697.633)
Correo Electrónico Oficial: emmanuel.gaviria.25@gmail.com
Línea Telefónica / WhatsApp: +57 313 602 9181
Requisitos de la Solicitud: Nombre completo, número de cédula, descripción clara de los hechos o solicitud (consulta, rectificación o supresión), empresa a la que pertenece y documentos de soporte.
Términos Legales de Respuesta:
- Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
- Reclamos (Rectificación o Supresión): Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles. Si no fuere posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá (máximo 8 días hábiles adicionales).
8. Período de Conservación de los Datos
De conformidad con el Artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015, los registros de inspecciones, capacitaciones, dotaciones y conceptos de salud ocupacional deberán ser conservados por un período mínimo de veinte (20) años a partir de que cese la relación laboral del trabajador con la respectiva empresa cliente. Por consiguiente, las solicitudes de supresión estarán supeditadas a la salvaguarda de este deber legal obligatorio de custodia documental.
9. Modificaciones y Vigencia
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación en la Plataforma. Prontera SST se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento para adaptarla a novedades legislativas o mejoras tecnológicas, notificando a los usuarios y administradores a través del portal institucional.